こんにちは。
新人では最初にできる業務は電話を取ることですね。
何も知識やスキルはありませんが電話を取ることができる。
よく電話を1コール以内で出ることは推奨されています。
私も実際、営業から経理に異動したときに電話をたくさん出ることになりました。
今回はそこで感じたことをお伝えさせてください。
ここでの「電話を取る」とは
仕事においてです。
電話先の相手は社内の同僚や社外の取引先になります。
基本、1コール以内に出ることを想定してください。
始めたきっかけ
よく本で「最初の1コールで電話に出ると良い」と記されています。
それを実践してみたかったです。
どうなるのか、どう変わるのか。
約8年いた営業から経理に異動して右も左も分からない状態。
自分にできることが電話を取ることくらいしかない、というのもありました。
また自分も強みとして「フットワークが軽い」というのもアピールしておきたかった。
おすすめの理由
3点あります。
- 情報が集まる
- 情報は「持っている人→持っていない人」へ流れる
- 自分が問題解決の一助になれる
一つずつ見ていきましょう。
情報が集まる
電話の内容は『問い合わせ』です。
例えば出張の勘定科目や経費の付け替えなど、担当者がわからないから経理に電話をかけてくる。
担当者の所属部署では誰もわからないから電話をかけて来る。
しかし、電話を受けた私もわからない。
当然です。それまでは現場で働いていましたので。
なので同じ経理部内のメンバーに聞きました。
わかる人と出会うまで必死に聞きました。
そしてそれを続けるうちにわからないことが朧げながらわかるようになってきました。
また最初は「これを聞いていいのかな」と躊躇していましたが
「今、異動してきた一ヶ月が聞くことのできる最初で最後のチャンス」と思い遠慮なく聞きました。
するといつの間にか相手は関係なく、わからないことを自由に聞くことができました。
情報は「持っている人→持っていない人」へ流れる
知らない人と知っている人を結びつけるのが電話応対です。
これは電話応対のみならずビジネス全体に当てはまることではないかなと思います。
新しいビジネスを生むときの一つのきっかけになり得ます。
自分が問題解決の一助になれる
電話越しの内容はほとんどが相手の悩みです。
電話をかけて来る相手の立場に立つと
「電話を経理にかけても大丈夫かな」
「でも自分ではわからないから電話しよう」
というフローを挟んでいる場合が多いと思います。
経理が忙しいのも相手はわかっています。
でもその中で電話してきました。
それを自分ごとのように受け取って相手の担当者と一緒になった最終的に解決できたことは
純粋に嬉しかったです。
始めてみようと思われている方へ
最初は少しずつで構いません。
着信のランプが付きコールが鳴ってからのコンマ何秒か、が勝負です。
腕が自然と、特に右利きの場合は右にペンを持っているため
左手が受話器に伸びるようになればしめたものですね。
オフィスの他のメンバーは基本、電話に取りたくありません。
自分の仕事に集中したいためです。
なので、電話はある意味取り放題です。
自分だけが圧倒的に成長できます。
自分の仕事もやりつつ、基準を下げることなく電話応対という
タスクを2つ同時にやっているためです。
見ている人は必ずどこかで見てくれています。
こう考えると、電話応対も面白く感じてきませんか。
しんどいことは基本、誰もやりたくありません。
だからこそ、そこにチャンスがあります。
そして逃げる方が絶対に後からしんどい、ということをすでに知っています。
そこに正対するか、目を逸らすか、ですね。
最後に
1日1％の努力が1年、365日後には38倍になっているようです。
このブログで確認できれば、と思っています。
ありがとうございました。
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