こんにちは。
今回は電話についてお伝えさせて下さい。
前提
ここでの「電話を取る」とは仕事における電話の取り方です。
あくまで社内や取引先からかかってくる電話を取ることです。
基本1コール以内に出ます。
始めたきっかけ
よく書籍などで書かれている「最初の1コールで電話に取るといい」ということを
実践してみたかったからです。
会社に入社してから営業部に所属しておりなかなかオフィスワークをすることがなかったです。
ただ入社して９年後に転機がありました。
営業部から経理部への異動です。
全く何もわからない事務作業で自分にできることは電話を取ることくらいだと思い
営業部で培った「フットワークの軽さ」を見せたいと思いました。
おすすめする理由（3つ）
電話を取ることには大きなメリットがあります。
1点目は情報が集まるということです。
電話に内容の90％以上は問い合わせです。
各部署で発生している経理処理や勘定科目がわからないので経理へ電話をかけて来ます。
しかし私もわかりません。
当然ですよね、営業しか今までやってこなかったですので。
だから電話の内容をオフィスの同僚に聞きます。
するとわからないことがわかるようになります。
そして電話がかかってきた、というタテマエがあるので遠慮なく聞くことができます。
普通の場合はなんか遠慮してしまうこともあると思います。
しかし電話がかかってきた場合、その電話の先には相手がいるわけで
その問題解決をする必要があります。
なので遠慮なく聞くことができました。
それを続けているといつの間にか聞くことに躊躇しなくなりました。
2点目は情報は持っている人から持っていない人への流れだ、ということです。
1点目の『わからないから電話をしてくる』という内容につながるのですが
情報の「わからない→わかる」
への流れができています。
これが問題解決として
「わかる→わからない」
に情報が伝わったときに解消されます。
この「わからない人とわかる人」「知らない人と知っている人」を結びつけるのが
電話対応なんですね。
これは他のビジネスでも転用できるのではないかと思いました。
今思ったのですが、問題解決ってシンプルに
「わからない→わかる」
になった時なんですね。
3点目は自分も問題解決に参加できる、という点です。
電話の内容ほとんどは相手の悩みです。
その悩みを解決できた時は私自身もとても嬉しかったです。
また電話をとして相手の仕事内容の詳細がわかるので
例えばマーケティングや広報など全く携わったことがない部署の仕事内容や
どんなところで詰まっているのか、が知れて面白かったです。
始めてみようと思われている方へ
最初は少しづつで構いません。
電話は最初のコールがなったコンマ何秒かの時に出ましょう。
受話器に音が光ると思いますのでその光が点滅して1回目か2回目に取る。
腕が自然と動くようになれば良いです。
私は左手を受話器にかけていました。
右利きでしたので右でペンを持って左で受話器を持つ、という感じです。
そして電話をオフィスの同僚は普通、取りたくありません。
自分の仕事に集中したいためです。
だから電話を取ればるほど自分だけが圧倒的に集中できます。
自分は自分の仕事と電話対応の2つの仕事をやっているので。
そして見ている人は必ず見ています。
それが上司であるか同僚であるか部下であるかはわかりませんが必ず見ています。
見ていないと思ったら相手の能力、視野視点が未熟だから気にする必要はありません。
そもそも自分が自分の行動を見ているので。
電話先の相手に集中してください。
最後に
昨今のリモートワークでそもそもオフィスに行くことが減り
電話自体も取ることがない状況です。
ただし電話からメールやチャットとツールが変わるだけで問題解決は変わりません。
自分からどんどん積極的に取りに行ってみてください。
ご覧頂きありがとうございました。
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